要对流程进行量化分析，以满足企业的运营需求。
国际著名咨询机构Gartner公布的“2008年十大战略性技术”中，业务流程管理(BPM，BusinessPerformanceManagement)位居前列。BPM的目标，就是管理优化核心流程、提高企业应变能力，从而降低运营成本、增强获利能力。社会上许多企业的办公自动化系统，往往停留在“流程自动化”的阶段，而“流程自动化”要上升为“流程协同化”，就需要借助BPM的管理思想。
某大型企业集团，自协同办公系统上线以来，根据管理需要，集团总部和所有下属公司在系统中建立了将近200个功能模块，涵盖公司经营管理的大量流程，如办公室相关的审批流程、固定资产管理、合同管理、人力资源管理、市场促销管理、项目申报管理、安全管理等，这些流程的应用，方便了业务办理，提高了工作效率，现在已经积累了将近6000个业务办理、70万次的系统使用，收集了大量文档数据，借助流程管理思想，通过对以下问题的量化，对流程进行分析优化，以便更好地满足企业运营：
流程的复杂性：统计每个流程的环节最长数、平均数;流程的工作效率：统计每个模块的合计流转时间、平均流转时间;流程中个人或角色的工作效率：统计每个模块具体环节的流转时间、平均流转时间;个人或角色的工作复杂性：统计个人或角色的重复数;部门或公司的应用情况：统计各公司所属模块的绝对数量和流转时间;角色的重要性：统计个人和角色在所有流程中的审批意见，计算“不同意”意见的比例;工作时间：统计起草和审批时间，工作时间以外的审批量。
总之，BPM管理思想在协同办公的成功应用，已经达到了以下目标：自动归档协同办公系统投入使用以来，公文处理(收发文和请示报告)近千件/月，并且呈不断上升趋势，自动归档功能，避免了文件丢失，方便查询。
流程透明事件的提报人可以实时了解流程中每个环节参与人员的指令与建议，清晰定位整个事件审批的状态。如，合同管理中，提报人可以随时查看各专业部门会审建议，对合同具体条款的修改意见，以及领导的批示结果，同时提报人也可以依据透明流程，对相关环节做好沟通汇报。
责任明确一旦登录协同办公系统，在最明显的位置上，就会出现待办事宜，并根据处理时限，出现红绿灯提示，临近处理时限，就会有黄灯提示，一旦超过处理期限，就会有红灯报警。并且在处理事件时，必须明确表明自己的态度。
协同管理企业中业务部门、管理部门在事件处理中，没有延误，没有借口，快速反应，走流程已经成为习惯，提高了决策反应能力。