基础设施是重头
SaaS和内部部署软件的总体拥有成本在基础设施这一块差别最明显。如果HealthPlex采购及部署相应软硬件以便运行供105个用户使用的CRM应用软件，那么第一年的成本就超过14.2万美元，这包括操作系统和数据库软件的费用以及数据库管理员及系统管理员的开支。这笔基础设施成本占了内部部署产品第一年总费用的四分之一左右，这对资本预算紧张的中小公司来说关系特别重大。有机会消除大笔开支使服务模式成为非常诱人的一种方案。
另一个诱人的地方在于，因为IT人员不必为应用软件配置过度或者更糟的是配置不足――而这可能会影响性能和预算。
Berridge说：“估算服务订购和许可内部部署软件的每年软件成本来得比较容易。比较困难的是，预测运行内部部署软件所需的软硬件，包括需要多少设备、数据库的大小、操作系统和存储系统。基础设施部分使得内部部署软件的成本更难估算。”
为了进行分析，我们算出了支撑运行许可软件的四台服务器（两台应用服务器、一台数据库服务器和一台测试服务器）的成本；不但算出了这套软硬件的第一年支持成本，还算出了操作系统和数据库软件（分别是Windows Server 2003 R2和微软SQL Server 2005）的成本。另外算出支持该基础设施的第一年维护费用是全职系统管理员和数据库管理员开支的三分之一。
请注意：SaaS方面同样需要基础设施成本。只不过这笔费用并入到了订购费中，这意味着虽然HealthPlex不必事先支付费用，但只要继续订购，每年都得支付这笔费用。
部署细节
SaaS对财务的影响出现在订购费这块：供105个用户使用需要81900美元。虽然这个数字仍低于内部部署软件包的第一年成本，但在订购期间它始终存在，这意味着 HealthPlex在第二年和第三年都要支付同样这笔费用。因而，两三年后，HealthPlex为服务支付的费用其实比内部部署软件多出2万到2.5 万美元――换成许可软件包，只要支付应用软件支持成本。不过，因为许可软件包的前期部署成本非常高，所以即使算上三年的总费用，服务的优势仍很明显。
部署阶段的另一个问题是“需求”方面。这个部分明确确认及记录了完全可以正常使用的应用软件所需要的方面。在分析阶段，IT人员和咨询小组评估所需的所有功能。需求阶段明确了如何实现这些功能。
比如在评估阶段，HealthPlex可能需要呼叫脚本编写（call- scripting）功能。然后，它会确认哪些应用软件支持这项功能——呼叫脚本编写根据客户的咨询内容，为呼叫中心的工作人员提供了事先编好的脚本。脚本引导工作人员完成解答来电客户问题所需的各个步骤。
在需求阶段，HealthPlex必须记下有关呼叫脚本编写的细节，比如这项功能所需的数据来自何处、用户界面会是什么样、客户问题会怎样分支出去。
需求阶段结束时，HealthPlex会得到一份书面文档，里面列出了应用软件功能的完整细节。它还要确认哪些地方可能需要编写定制代码、有没有必要使用辅助软件产品来满足要求。一旦文档编制完毕，就可以构建及部署实际的应用环境。
为了这种分析，HealthPlex会请咨询公司。我们估算了SaaS软件8周所需的咨询费和内部部署软件12周所需的咨询费。后者之所以需要更长时间，是因为与评估阶段一样，需要组建及部署软件，而SaaS软件随时可以使用。
一旦文档编制完毕，HealthPlex就要构建环境，把文档里面的要求运用到该环境上―― 这是配置阶段。这笔成本包括内部IT人员所用的时间和咨询人员的时间，因为需要组建应用软件、让软件环境与需求文档相符合。据Bluewolf声称，内部部署软件的配置时间往往大约是SaaS软件的两倍。
导致成本出现这种差异的主要原因是什么？一旦应用软件出现任何变动，内部部署软件就需要开发人员和业务分析人员进行开发、测试及部署这个严格的过程。这可能需要重新编译软件，确保配置出现变化的软件在公司的特定数据库、操作系统和硬件环境下正常运行。
而在SaaS环境下，应用软件在配置变化后，可以在生产环境下直接运行。这就便于迅速配置。
部署阶段的下一步是数据转换和迁移。HealthPlex的客户信息分布在公司各处：Excel和Word文档以及现有的CRM应用软件中。所有这些数据导出到新的数据库之前，HealthPlex必须统一命名规则，确保客户记录、准客户姓名和产品名称等数据都得到正确表示。
然后，这些数据必须迁移到遵守传统命名规则的新应用软件中。重复的帐户和记录必须清除掉。这个项目的成本包括IT员工时间和咨询费用，对服务和内部部署软件来说一样。同样，SaaS和内部部署软件都需要确保数据遵守公司命名规则的日常性费用。
Berridge说：“你可能正确转换了数据，并且对其进行重复数据删除处理；但一旦有人开始使用应用软件，数据又会得到污染。你要有组织管理这部分数据的日常流程。”
日常的数据维护可能由公司的数据库管理员负责，其成本列入其每年的工资。这笔成本对SaaS和许可软件来说一样多。实际数字会不同，具体取决于处理的数据量。