业务流程管理系统可提供的效益是非常大的，然而，如何有效理解业务流程本身固有的复杂性与动态变化的本质是一项相当艰巨的挑战。为了适应不同的环境，工作流程也往往是不断演变的。当IT与业务管理人员一同把BPM技术运用于不断变化的业务流程时，常常举步维艰。流程用户常常感到被看起来很严格的工作流给束缚了，而IT经理面临的是流程用户期望他们能支持无止尽的流程异常处理。
在启动BPM项目时，企业通常都从详细的流程图开始着手，流程图要真实的刻画工作的流向或者导致不同路径的业务规则。这些流程图虽然最初有益于促进员工理解内部活动，但是会随着任务日益复杂而不断失去价值。而且，在最初的流程部署之前，新的规则与问题常常会忽然出现。所以，我们可以看到因为变化无时不在，实际上我们永远都完不成流程图。
为了避免这些问题，许多公司正在采用一种新的具备适应性的流程发掘方法。这种方法使流程自动化的部署不需要完整的流程图与定义。适应性的开发方法压缩了流程发掘的前期工作量。企业业务流程管理团队仍然包括策划流程实际内容的业务与IT代表。业务团队也与流程专家紧密配合:业务管理人员提供流程、业务环境以及流程与规则所带来的影响等详细知识，而流程专家则在需要的情况下实时地定义流程走向、规则与确定工作的接收者。这个团队负责确保流程能能够快速变化调整以支持独特的业务需要。
这种开发方法包括了对以下几个要素概念的了解:
角色
使工作能动态分配的用户职责定义。
规则
详细说明流程中的日常工作或者特殊工作执行的逻辑表达。
步骤
在流程中连续执行的离散任务。
表单
用户在一个流程中完成工作活动的用户界面。
整合
与现有流程的应用软件实现衔接的连接系统(发展中的趋势是通过Web服务或者其他类似的软件完成流程整合活动。)
数据模型
流程中使用的核心数据。
从业务发展的角度来看，上述要素按照从最灵活(角色)到最不可变(数据模型)的顺序排列，因此，他们也反映了IT 与业务部门之间的责任分配逻辑。IT系统包括基础设施，以及开发、实施、管理流程的协调技术方面，比如数据、表单与整合。业务经理通过流程专家的指导来管理流程的动态业务部分，比如工作流向、规则、异常情形与用户角色。其他要素(规则、步骤与表单)的责任基于流程的特定细节，所用的BPM产品的性质，用户环境与团队的具体技术可能有很大的差别。
典型的BPM开发通常要求在任何自动化工作实施之前要详细界定一切规则与决议。适应性的发掘方法只需要把很少的时间与精力放在流程的动态细节上面，比如异常情况的处理。采用了适应性的发掘技术，IT系统通常能够把大约60%至70%的工作自动化处理，同时还让业务经理们能够在BPM技术下修改流程。这样，业务部门就获得了更大的机动性，也让IT部门有精力去集中关注更高层次的活动，而不是不断地为流程建造模型。