BPM和元数据帮助你消除流程孤岛

日期:2015-5-26作者:Steve Weissman翻译:崔靖雯 来源:TechTarget中国 英文

BPM   元数据   

【TechTarget中国原创】

你的公司是否有四个以上的部门?是否已经成立超过了五年?大部分中层管理人员是不是不得不花很多时间工作?我敢打赌这些部门没有使用业务流程自动化系统来跨越部门障碍。这是一个操作失误,为这样做减少了公司各种系统实际可以带来的价值。好消息是这样的公司立刻就可以使用已有工具来消除孤岛。

不是你,而是我

公司一般都是起源于特定和特殊职责的相关个人建立的简单机构,以此为基础发展壮大。发展的早期,合作原则是互相帮忙完成任务或者解决问题,这时的流程是完全自由散漫的。但是随着工作量的增加,会分成单独的部门并使用相应的技术。人们之间之前那样的交互会变得越来越少,整个组织协作性变差。这样,独立孤立的部门便出现了,甚至大家都想着使用自己部门的流程来各自优化效率。

在部门孤岛,大家都会这么想:“其他人都不做我们做的事情,所以我们为什么要做呢?”但是从公司整体来看,这就导致了不连接的流程和基础架构支持的泛滥,这种独立文化的泛滥导致无法实现高效的工作,当然也无法达到公司期望的绩效和收益。

以我过去几个月的亲身经历的三种情况来详细说明。出现问题的公司分布在很多不同的领域(两个属于管理很好的,一个不是),地域各异,运营范围也很不一样。但是,这三个公司的记录和规范工作人员都十分抓狂,因为他们想要找到、查看、获取并且整理所有部门的资料,在截止日期之前完成审计目标。他们迫切需要一些技术能帮助自动化这个在整个公司内查询的过程。

完成未完成的工作

这样的技术的确存在,它就是BPM和工作流,这两种技术被绑定在一起因为它们之间密切相关。要想成功使用这种技术必须先要理解它,通常,一个流程的结束会启动另外一个流程,它会继续完成第一个流程留下的工作。因此,我们其实需要创建一种统一的方式。

比如,当某个部门购买新的软件包时,会触发财务事件来完成支付,并且在许可证管理数据库里创建一个条目确保满足供应商要求。即使在部门独立思想盛行的组织里,也需要这么去做。

问题是,在各自隔离的情况下,可能没有自动化的方法来帮助部门经理获取所需的支付账单(假设他只需要一个)。也很可能,需要打个电话给财务来解决这个问题,但是很有可能这时根本没人会想到去更新不能自动连接的许可证系统。

要解决这样的流程问题正是投资BPM的主要原因,从公司角度来看,完成这些工作非常直接。但是当所有互相隔离的技术不去,或者不能,互相连接时,公司应该怎么去实现上述自动化?

使用元数据

传统技术需要花费时间和资金自己编程将不同的系统集成起来,使得系统之间可以互相通信。不幸的是,很多应用(特别是老应用),不是为此而构建的,或者需要花费很多资源才能将其打通。

我推荐尝试使用BPM和元数据来将公司整合成一个整体。

好消息是:几乎所有系统都有一定程度的元数据支持,BPM可以使用这些元数据来推进流程。以上述软件购买为例,许可证系统可以通过监控财务应用的状态改变,检测到创建了新的购买订单,然后读取“供应商”字段,检查是否是已知软件供应商。当完成注册之后,可能给部门经理发送邮件汇报详情,至此跨越多个业务部门的流程便完成了。

是不是显得有些笨重?当时是,大多数现代方法可以更加优雅得完成这些任务。重点是即使BPM只在公司的一个地方部署,元数据也能全部工作了。

行动起来

最后,也可能是最重要的一点:如果你遇到了文章开头提到的问题,而且公司内已经在某些地方实施了BPM。这就非常好,因为这意味着可能不需要额外投资任何新技术,就可以开始打破部门鸿沟了。

要想达到这个目标,需要启用BPM系统,我之前说的那三个公司不可思议地没有这么去做。我猜可能那个部门买BPM软件是为了它的其他功能,公司里其实没有人想到要用BPM功能,也没有想到将它的功能扩展到这个部门之外。

因此如果你的公司有部门鸿沟,我会鼓励你开始尝试使用BPM和元数据来帮助你的企业成为有机的整体。这是能够最大化软件价值的方式,而且公司内负责规范的人员会很快爱上它。

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